Ausgangslage

Unser Kunde, eine führende Gruppe von Schweizer Privatkliniken, beauftragte uns mit der Digitalisierung und Optimierung des Abrechnungsprozesses einer ihrer Kliniken. Es wurde eine massgeschneiderte digitale Lösung entwickelt, die den Prozess schneller, papierlos und weniger fehleranfällig macht. Aufgrund dieses Erfolgs bat uns der Kunde diese Lösung auf die anderen Kliniken der Gruppe auszudehnen.

Zwölf weitere Kliniken mussten innerhalb von 18 Monaten auf eine vollständig digitale Rechnungsstellung umstellen. Open Web Technology wurde gebeten, die Lösung so anzupassen, dass ein Ausrollen auf eine grosse Anzahl Klinken möglich ist. Zudem haben wir die Transformation in den Kliniken geleitet.

Vorgehensweise

Der folgende Ansatz wurde sukzessive auf jede Klinik angewendet, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten und die Unterbrechung der täglichen medizinischen Aktivitäten zu minimieren.

1. Analyse des aktuellen Rechnungsprozesses

Während die Kernprozesse in allen Kliniken ähnlich sind, hat jede Organisation ihre eigenen Feinheiten, die sich aus der Spezialisierung der Klinik, den regionalen Gesetzen und der gewachsenen Prozesse ergeben. Interviews mit verschiedenen Stakeholdern und potenziellen Nutzern der Lösung lieferten uns detaillierte Informationen über den Rechnungsprozess.

2. Präsentation der Lösung und des zukünftigen Prozesses  

Die zukünftig digitalisierten Prozesse wurden umfassend untersucht, um Herausforderungen während der Transformation zu identifizieren und zeitnahe Lösungen von der Weiterentwicklung bis zur Neugestaltung der Prozesse vorzuschlagen. Stakeholder wurden auch eingeladen, die Lösung in Kliniken kennenzulernen, welche diese schon einsetzen. So konnten sie sich über den Veränderungsprozess auszutauschen und Feedback aus erster Hand zur Lösung zu erhalten.  

3. Schulung der Nutzer

Mit einem klaren Bild zum bisherigen Prozess und dem Aufzeigen der Anpassungen nach der Digitalisierung, schulten unsere Berater vor Ort Krankenschwestern, Buchhalter und Ärzte, die von dem neuen Prozess profitieren würden. Unsere Berater begleiteten sie bei ihren täglichen Aufgaben und erklärten ihnen ausführlich, was sich in ihrer täglichen Arbeit ändern würde, lösten Bedenken auf und sorgten dafür, dass sich jeder von ihnen vor der produktiven Nutzung an die neue Lösung gewöhnt hatte.

4. Parallelverrechnung in zwei Systemen

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und Rechnungsverluste zu vermeiden, wurde für jede Klinik einen gewissen Zeitraum eine parallele Rechnungsstellung eingesetzt. Während dieser Zeit werden zufällig ausgewählte Patienten sowohl nach dem alten als auch nach dem neuen Verfahren abgerechnet und die Ergebnisse verglichen. Dieser letzte Sicherheits-Check soll die verbleibenden Besonderheiten der Abrechnung aufdecken sowie die finanziellen Vorteile der digitalen Lösung hervorheben. Nachdem die Beteiligten von der Stärke der Lösung überzeugt waren, wurde der Papierprozess eingestellt und der digitalisierte Abrechnungsprozess vollständig etabliert.

Ergebnis

Dank der Arbeit von Open Web Technology ist der Abrechnungsprozess von zwölf Kliniken nun papierlos und wesentlich effizienter. Die Schlüsselpunkte, von denen die Transformation abhing, waren:

  1. Genaues Verstehen des zu transformierenden Prozesses
  2. Von Beginn an alle Stakeholder einbeziehen
  3. Einen reibungslosen Übergang sicherstellen und die Bedürfnisse der Endanwender ernst nehmen