Ausgangslage

Unser Kunde, eine führende Gruppe von Schweizer Privatkliniken, stellte fest, dass ihre papierbasierte Patientenabrechnung zeitaufwändig und fehleranfällig war. Krankenschwestern und Ärzte mussten wertvolle Zeit damit verbringen die Informationen zu sammeln und zu kontrollieren, die für die Abrechnung jedes Patienten benötigt wurden. Diese Daten mussten dann manuell von den Buchhaltern in das ERP-System eingegeben werden. Open Web Technology wurde beauftragt, diese Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren mit dem Ziel, die Kosten für das Rechnungsmanagement zu senken, unentdeckte Fehler zu vermeiden und den Controllingprozess zu rationalisieren.

Vorgehensweise

1. Benutzer- und patientenzentrierte Analyse des Fakturierungsprozesses

Durch die Befragung mehrerer Stakeholder und die Dokumentation dieser Informationen konnten wir die Länge und Komplexität des Prozesses deutlich machen und gleichzeitig seine Pain Points identifizieren. Die lagen bspw. in häufig fehlende Positionen in Rechnungen aufgrund eines umständlichen manuellen Prozesses.

Diese Daten halfen unserem Kunden, die Zielsetzung des Projekts und den erwarteten Return on Investment möglicher zukünftiger Lösungen zu definieren.

2. Benchmark des Prozesses im Vergleich zu anderen Kliniken

Durch das Benchmarking des aktuellen Prozesses mit anderen Kliniken der Gruppe in der Schweiz konnten wir Best Practices mit unseren Kunden besprechen und Empfehlungen auf der Grundlage ihres Erfolges erstellen.

Dies löste Denkanstösse aus und ermöglichte es unserem Kunden, fundierte Entscheidungen über die vorgeschlagenen Prozessverbesserungen zu treffen.

3. Prozessdigitalisierung und Business Alignment

Anhand der in den vorangegangenen Schritten gesammelten Informationen war das OpenWT-Team in der Lage, einen optimierten digitalisierten Rechnungsprozess zu definieren, welcher reaktionsschnelle Online-Anwendungen nutzt, die auf jedem Gerät (Smartphone, Tablett, Desktop) zugänglich sind. So konnte die Qualität gesteigert werden und  Kosten und Zeitaufwand für die Erstellung von Patientenrechnungen reduziert werden.

Darüber hinaus war unser Team dafür verantwortlich, diesen neuen Prozess zu präsentieren und sich bei den verschiedenen Stakeholdern innerhalb der Organisation des Kunden Gehör zu verschaffen. OpenWT übernahm dabei eine entscheidende Rolle im Transformationsprozess des Unternehmens.

Ergebnis

Dank der Arbeit von Open Web Technology konnte unser Kunde seinen Rechnungsprozess im ersten Schritt der digitalen Transformation verbessern. Sie haben nun alle notwendigen Informationen, um über die Technologie und Implementierung dieser Lösung zu entscheiden. Dies schliesst die geschätzten Kosten und Time-to-Market von drei verschiedenen Technologien, sowie Erkenntnisse über die Auswahl des Implementierungspartners ein. Dies sind ideale Voraussetzungen, um die Blueprint-Phase – den nächsten Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung – zu beginnen.