Ausgangslage

Unser Kunde, ein wachsendes Unternehmen in der Anti-Aging-Branche, erkannte die Notwendigkeit, agiler zu werden. Die Geschäftsprozesse waren mit zu vielen manuellen Schritten verbunden, zeitaufwändig und konnten die wachsenden Umsätze und Aktivitäten nicht unterstützen.

Ehrgeizige Ziele in Bezug auf ihre Online-Präsenz und den Online-Absatz waren der Anlass für die Fokussierung auf den E-Shop. Um die dadurch wachsenden Online Aktivitäten handhaben zu können, waren neue Prozesse und IT-Systeme notwendig.

Open Web Technology wurde hinzugezogen, um unseren Kunden bei diesem digitalen Transformationsprojekt zu unterstützen.

Vorgehensweise

Unser Team von OpenWT hat dieses Projekt in einem aus drei Elementen bestehenden Ansatz durchgeführt:

  1. Prozessanalyse und Refactoring: Mit Hilfe unserer Brown-Paper-Methodik haben wir alle Schlüsselakteure in allen Prozessgruppen befragt (Vertrieb, Bestellungen, Logistik, Lieferung, Lieferantenmanagement, Abrechnung und Buchhaltung). Dies ermöglichte es uns, die Ist-Prozesse zu verstehen und abzubilden sowie die Probleme und Pain-Points zu identifizieren. Anschliessend konnten wir die zu implementierenden neuen Prozesse definieren, wobei der Schwerpunkt auf dem Wegfall manueller Aufgaben lag. Schliesslich, nachdem die Soll-Prozesse definiert waren, konnten wir die verschiedenen am Markt verfügbaren Lösungen evaluieren und diejenige auswählen, welche die Anforderungen des Kunden am besten abdeckten: Ein CRM-System, ein ERP-System und neue Funktionalitäten im E-Shop.
  2. Blueprint: Nach der Auswahl der Lösungen haben wir in eine Blueprint-Phase begonnen. Sie zielte darauf ab, die Nutzung der verschiedenen Anwendungen und deren Integration genau zu definieren. Die Lieferanten wie die internen und externen Stakeholder galt es zu koordinieren und zu führen.
  3. Implementierung & Roll-out: Während der Implementierungsphase wurden die drei Systeme (CRM, ERP, E-Shop) implementiert und konfiguriert. Die Anwender wurden regelmäßig in die Tests und Konfigurationen der Software einbezogen und ein Schulungsplan wurde erstellt, um einen reibungslosen Übergang zu den neuen Anwendungen zu gewährleisten.

Ergebnis

Innerhalb von 6 Monaten konnte das OpenWT-Team das gesamte Projekt abschliessen, von der Analyse bis zum Go-Live von 3 verschiedenen Systemen, wobei die meisten der zu Beginn des Projekts identifizierten Pain Points gelöst wurden.

Die Prozesse sind nun automatisiert und erfordern nur noch wenige manuelle Tätigkeiten, so dass sich die Mitarbeiter auf Aktivitäten mit Mehrwert konzentrieren können.