Olivier Rochat, Directeur de la CEESV
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La boîte noire de la gestion des factures entre prestataires de soins et assurances
La Centrale d’Encaissement des Etablissements Sanitaires Vaudois (la CEESV) est une entité à but non lucratif qui s’occupe de la gestion des factures entre les prestataires de soins et les assurances maladie pour les patients du canton de Vaud.
Les factures émises par les prestataires de soin sont transmises à la CEESV, afin qu’elle puisse encaisser les paiements auprès des entités correspondantes telles que les assureurs, l’état ou les patients directement. Ce système a été mis en place en 1960 afin de contrôler les dépenses de santé du canton et de s’assurer que les établissements sanitaires puissent maintenir une trésorerie saine.
Il y a environ 8 ans, la CEESV a fait appel à l’expertise d’OWT pour développer une plateforme sur mesure que les collaborateurs pourraient utiliser dans leurs activités opérationnelles. Depuis, OWT est responsable du développement, de l’évolution et de la maintenance de la plateforme. À ce jour, l’application web gère plus de 250'000 factures par an, pour des montants totaux proches de 1 milliard de francs suisses. Néanmoins, les intervenants communiquent avec la CEESV avec une visibilité limitée sur le statut des factures, des paiements et autres demandes.
Un portail pour faciliter le travail administratif des prestataires de soins
Pour simplifier l’échange d’informations et de documents, la conception d’un portail a été proposée. La centralisation des canaux de communication présenterait de nombreux avantages pour tous les acteurs concernés :
- Une réduction des erreurs et des temps de réponse.
- Une plus grande transparence car l’état des factures et des paiements émis peut être consulté.
- Une meilleure gestion de la confidentialité des données, car les informations confidentielles sont traitées par un canal de communication sécurisé.
Relier deux mondes
Concrètement, le portail fait le lien entre le CEESV, les prestataires de soins et les assureurs. Chaque acteur gère différemment ses factures, le principal défi était donc de trouver une solution avantageuse pour tout le monde.
Conformément à notre méthodologie Blueprint centrée sur l’utilisateur, plusieurs séries d’entretiens avec des potentiels utilisateurs ont été menées à chaque étape du projet. En impliquant continuellement les parties prenantes dans chaque itération, nous avons veillé à ce que la solution soit conforme aux exigences des utilisateurs, tout en respectant les contraintes architecturales.
Après 5 semaines d’analyse, nous avons livré une représentation claire du futur portail à travers un prototype cliquable, le backlog de spécifications correspondant et une feuille de route complète avec une estimation de l’effort de développement pour mettre en œuvre la solution avec succès.
