Situation
Notre client, un important groupe de cliniques privées suisses, a constaté que son processus de facturation des patients sur papier prenait beaucoup de temps et était source d'erreurs. Les infirmières et les médecins devaient passer un temps précieux à rassembler et contrôler les informations utilisées pour la facturation de chaque patient, qui devaient ensuite être contrôlées manuellement et saisies dans l'ERP par les comptables. Open Web Technology a été sollicité pour numériser et optimiser ces processus dans le but de réduire le coût de la gestion des factures tout en évitant les erreurs non détectées et en rationalisant le processus de contrôle.
Approche
1. Analyse du processus de facturation centrée sur l'utilisateur et le patient
En interrogeant plusieurs parties prenantes et en documentant ces informations, nous avons pu montrer clairement la longueur et la complexité du processus tout en identifiant ses principaux points douloureux, tels que les fréquents éléments manquants dans les factures en raison d'un processus manuel fastidieux.
Ces données ont aidé notre client à définir l'ambition du projet et le retour sur investissement attendu des éventuelles solutions futures.
2. Benchmark du processus par rapport à d'autres cliniques
En comparant le processus actuel avec d'autres cliniques du groupe en
Suisse, nous avons pu partager les meilleures pratiques avec notre client et
créer des recommandations basées sur leurs performances.
Cela a déclenché l'idéation et permis à notre client de prendre des décisions éclairées sur les améliorations proposées au processus.
3. Numérisation du processus et alignement sur l'activité
Grâce aux informations recueillies lors des étapes précédentes, l'équipe
d'OWT a pu définir un processus de facturation digitalisé optimisé, faisant
appel à des applications en ligne réactives et accessibles sur n'importe
quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur de bureau), afin d'augmenter
la qualité, de réduire les coûts et le temps consacré à la création des
factures des patients.
En outre, notre équipe a été chargée de présenter ce nouveau processus et d'obtenir l'adhésion des différentes parties prenantes au sein de l'organisation du client, jouant ainsi un rôle crucial dans le processus de transformation de l'entreprise.
Grâce au travail d'Open Web Technology, notre client a pu améliorer son processus de facturation lors de la première étape de la transformation numérique. Ils ont maintenant toutes les informations nécessaires pour décider de la technologie et de la mise en œuvre de cette solution, y compris le coût estimé et le temps de mise sur le marché de 3 technologies différentes, ainsi qu'un aperçu dans la sélection du partenaire de mise en œuvre. Ce sont les conditions idéales pour commencer la phase d'élaboration du projet, la prochaine étape de leur parcours de numérisation.
